2.5.4 Udnyttelse af organisationens eget website til jobannoncer

Det er efterhånden et naturligt element i organisationens aktiviteter, at den har et website. Jobsøgere, der går efter specifikke organisationer i deres jobsøgning, vil derfor naturligt søge information om mulige stillinger på organisationens eget website.

Ved jobopslag på eget website skal organisationen være opmærksom på, at de brugere, der søger her, er seriøse brugere, der ønsker omfangsrig information. Det er derfor en fordel at linke til information om personalepolitiker, uddannelses- og kursusmuligheder, udtalelser fra medarbejdere etc. Brugerne vil have overskuelighed og alle de informationer, som de mener, er vigtige i forhold til at lære en organisation at kende. Det vil sige, at der skal være mulighed for at få yderligere information samt mulighed for at kontakte relevante personer i organisationen.

Nogle organisationer tilbyder på hjemmesiden jobsøgende at tilmelde sig organisationens jobagent. Jobagenten er en elektronisk service som sørger for, at interesserede jobsøgende modtager en mail med relevante jobopslag, efterhånden som de bliver opslået. Dette er en fordelagtig service for såvel organisationen som for den jobsøgende idet den sikrer, at interesserede kandidater bliver underrettet om mulige jobs, så snart de bliver opslået.

 
2.5.5 Digitale organisationsprofiler på jobportaler/jobbaser

Internetbrugere ønsker nem og hurtig information. Mange jobdatabaser tilbyder derfor organisationer at oprette en organisationsprofil, der enten knytter sig til aktuelle jobopslag, eller som permanent placeres på jobportalen. Brugeren sparer derved tid, hvilket de fleste internetbrugere sætter pris på. Samtidig kan organisationen supplere sin annonce med oplysninger, der ikke umiddelbart hører til i jobopslaget.

Organisationsprofilen kan indeholde beskrivelse af organisationen, personalepolitik, uddannelses- og kursusmuligheder etc. Visse jobdatabaser giver mulighed for at knytte videoklip til en organisationsprofil. Ved digitale organisationsprofiler skal organisationen huske at opdatere løbende.

En organisationsprofil er en oplagt mulighed for organisationen til at "sælge sig selv" som arbejdsgiver og profilere sig som en attraktiv arbejdsplads.

Organisationspræsentationen giver sikkerhed for, at organisationen får inkluderet alle ønskede informationer, så kandidaterne er mere afklarede om organisationen og muligheder indenfor organisationen inden kandidaten kontakter organisationen for yderligere informationer om den ledige stilling.
 

2.5.6 Rekruttering gennem søgninger i digitale CV-databaser 

Mange jobportaler tilbyder forskellige former for søgning i portalernes CV-databaser. Fordelen er, at organisationen kan supplere sin annonce ved at fremsøge profiler, som organisationen selv definerer - organisationen definerer den kandidat, de ønsker skal søge jobbet, og undgår derved for meget ”støj” i ansøgerbunken. Andre fordele er blandt andet, at organisationen får et lynhurtigt overblik over antallet af egnede kandidater samt en præcis profilering ud fra de krav, som den selv definerer online. Desuden kan organisationen følge med i markedet uden et aktuelt rekrutteringsbehov.

En CV-søgning kan med fordel benyttes, hvis stillingsbetegnelsen er bred, og man derfor forventer mange ansøgere. Selve rekrutteringsprocessen bliver derved optimeret.

Ulempen ved digital CV-database er dog, at organisationen kan risikere at afgrænse for meget, hvilket kan resultere i, at potentielle kandidater bliver frasorteret.

Dét, organisationen skal være mest opmærksom på, er de forskellige jobportalers måde at foretage søgningerne på. De fleste portaler laver søgningerne maskinelt, hvor der søges efter de indtastede elementer. Fordelen ved den model er, at den oftest er billig. En ny type søgning er søgninger, der foregår maskinelt, men som gennemgås og kvalificeres af en HR-searcher tilknyttet jobportalen. Fordelen er her, at de profiler, som organisationen præsenteres for, matcher de opstillede profilkrav fuldstændig.

Nogle jobportaler tilbyder organisationer sammen med adgangen til CV-databasen en CV-Manager, hvor det her er muligt at samle hele dialogen med kandidater ét sted - lige fra en enkelt søgning til indbakke for interesserede ansøgere, til den personlige dialog med kandidater.

En anden ting, man skal være opmærksom på, er, at de forskellige jobportaler har forskellige målgrupper. Nogle jobdatabasers målgrupper er specifikt orienteret mod bestemte brancher, mens andre er defineret ud fra jobkategori (fx ”topledelse”, ”mellemledere” og ”beskæftigelsesmarkedet”). Når man anvender CV-databaser i sin rekrutteringsproces, bør man derfor undersøge jobbasens målgruppe for at sikre, at søgningen giver optimale resultater.
 

2.5.7 Bannerannoncer med link til jobopslag

Annoncering efter kandidater kan med fordel suppleres med bannerannoncer på forskellige websites, hvor målgruppen for jobbet ofte vil befinde sig.

Bannerannoncering er en enkel og effektiv måde at skaffe større synlighed på og synligheden øges i sær over for personer, der ikke umiddelbart søger efter et nyt job. Bannerannoncen bør indeholde et kort og præcist budskab og linke direkte til selve jobannoncen. Ønsker organisationen at placere jobbanneret på et eksternt website som supplement til annonceringen på en jobportal, bør websitets målgruppe være kendt og holdes op imod den brugerprofil, som organisationen ønsker at henvende sig til.

Et banner kan være statisk eller det kan være animeret, så billeder og budskaber skifter løbende. Det kan henvise til et enkelt job, eller det kan sende læseren videre til en total oversigt over alle dine ledige jobs, hvis der er behov for det. I sidste tilfælde kan ansøgeren vælge den stilling, der passer bedst, og dernæst læse mere detaljeret om den. Bannere giver profilering og flere læsere.
 

2.5.8 E-rekrutteringsprocessen

Den første overvejelse i en rekrutteringsproces er typisk hvilke medier (print, online, m.fl.), der mest hensigtsmæssigt bør anvendes i forhold til at besætte det pågældende job. Det ene medie udelukker ikke det andet, tværtimod forstærkes effekten ofte ved anvendelse af flere medier. 

Nedenfor følger en kort præsentation af overvejelser ved e-rekruttering:

1. Definition af behov og profil af kandidat/målgruppe
Denne fase er den allervigtigste, da den har betydning for den videre proces i kraft af, at behov og profil fungerer som beslutningskriterier for valg af håndtering og proces. Flere jobportaler såvel som rekrutteringsorganisationer tilbyder hjælp til definition af behov og profil af kandidat/målgruppe. Dertil tilbyder flere jobportaler hjælp til udarbejdelse af jobannoncer. 

Især er det vigtigt at kende behov og profil i forhold til søgninger i CV-databaser, da mulighederne i disse varierer - der findes forskellige produkter, forskellige søgemuligheder og vigtigst, forskellige målgrupper og dermed styrker. 

For nærmere præsentation af hvorledes hhv. jobportaler og rekrutterings-organisationer kan understøtte e-rekruttering, se afsnit 2.5.11 "Hvem laver e-rekruttering?"

• Opgaverne er mange; udsendelse af kvitteringer, kopiering og distribution af ansøgerne, arkivering, registrering, kommunikation med ansøgere o.s.v. Som nævnt tidligere i afsnittet oplever 62% af alle organisationer, at rekrutteringsarbejdet tager for lang tid. Tiden synes moden til at effektivisere organisationens rekrutteringsproces.
  
  Med e- rekruttering ligger der en helt oplagt mulighed for, at gå fra en papirtung arbejdsgang til en effektiv digitaliseret rekrutteringspraksis. Man kan hurtigere få de administrative opgaver fra hånden og skaffe sig overblik over igangværende rekrutteringsforløb og over de dokumenter og opgaver, der knytter sig til rekrutteringsprocessen; udarbejdelse af jobanalyse, opsætning af jobopslag, behandling af ansøgere, kommunikation med "rekrutteringsteamet", raiting af kandidater, udsendelse af afslag osv. 
  
   

• Der er en direkte interaktionsmulighed med ansøgerne. I en onlineannonce kan ansøgeren med det samme sende en ansøgning via Internettet. På jobportaler er der ofte mulighed for at vedlægge et elektronisk CV, hvilket gør, at ansøgeren oplever processen som hurtig (ansøgeren skal ikke først finde et tidligere CV, finde papir til at printe på og på posthuset).
  
   

• Indrykningsomkostningerne ved annoncering på jobportaler er typisk lavere end ved anden annoncering i andre medier, særligt på grund af lave omkostninger til annonceudformning. Man skal dog være bevidst om, at der er en mindre branding af organisationen ved online annoncering end ved anden annoncering, primært avisannoncering.
  
   

• En online jobannonce har lang levetid, typisk 3-4 uger, eller indtil stillingen er besat.
  
   

• Ofte haster det med at få en stilling besat - personen skulle helst have været ansat i går. Faste ansættelsesprocedurer og ansøgningsfrister bliver derfor afløst af en mere flydende ansættelsesform, hvor udvælgelsesprocessen ikke afventer sidste ansøgning. Det skal gå stærkt. Derfor er det også vigtigt med en effektiv og smidig arbejdsgang, hvor man let skaber sig et overblik over rekrutteringsprocessens hvem, hvad, hvor og hvornår, således at man hurtigt kan kommunikere med ansøger og organisationens øvrige involverede i rekrutteringsprocessen. 
  
   

• Det bliver afgørende at kunne flytte tid fra administration af rekrutteringsprocessen til udvikling af rekrutteringsprocessen. Med de små årgange, og kampen om gode medarbejdere, bliver behovet for at have en professionel, analytisk, kreativ og iøjefaldende rekrutteringspraksis afgørende for organisationens rekrutteringssucces.  Det er ikke længere tilstrækkeligt at tilbyde et job via et jobopslag, der beskriver arbejdsopgaver og opremser faglige og personlige krav til kandidaten. Rekrutteringspaletten skal i dag være langt bredere og indeholde organisationens tilbud.
  
  Kreative reklamespots med jobtilbud ses oftere og oftere på internettet. Organisationens jobsite udbygges og avanceres og bliver et afgørende redskab i jagten på de bedste kandidater, løbende søgning i CV- databaser hvor potentielle medarbejdere lægger deres kompetencer til skue, virtuelle jobmesser, hvor interesserede kan skabe sig et indtryk af organisationen og få en chat med en fra organisationen. Udviklingsopgaverne er mange og der vil i fremtiden ligge et stort arbejde i løbende at gøre organisationens rekrutteringsproces til en optimal forretningsproces. 
  
   

• Der er mulighed for at supplere ansøgeren med yderligere information om organisationen. Dette kan være via et link til organisationsprofil, personalepolitikker, udtalelser fra medarbejdere etc. Yderligere har ansøgeren mulighed for selv at søge andre informationer om organisationen på internettet, og informationen er altid "kun et klik væk".
  
   

• Organisationen kan outsource CV-søgninger (uden store omkostninger). CV-database kan vælges ud fra kandidat-målgruppe.
  
   

• Flere jobdatabaser på nettet tilbyder efterhånden forskellige muligheder for at komme i kontakt med de ”passive” jobsøgere, - dem, der ikke umiddelbart søger et nyt job, men som kan flyttes, såfremt det rigtige job er der. Et eksempel er bannerannoncer, der linker til et bestemt jobopslag, og som placeres på andre websites end jobportalerne. Et andet eksempel er henvisningsannoncer i aviser, som jobdatabasen samarbejder med.
  
   

• Et e-rekrutteringsværktøj kan give anledning til, at hele organisationens rekrutteringsproces kvalitetssikres og strømlines på linje med organisationens øvrige forretningsprocesser. Organisationens rekrutteringspraksis får et serviceeftersyn, så vigtige rutiner og arbejdsgange omkring organisationen gennemgås, strømlines og fastholdes. Ofte giver et værktøj også anledning til "time-out", hvor organisationen revurderer hele eller dele af sin rekrutteringsstrategi og politik.

Country Director fra StepStone danmark udtaler ligeledes;